Schnelle Unterstützung für Geschäftsführer und Unternehmer
Buchhaltung in der Nähe – den passenden Buchhalter finden
Tepfenhart vermittelt deutschlandweit externe Buchhalter. Die Zusammenarbeit erfolgt überwiegend digital und bei Bedarf auch vor Ort – abhängig von Standort, Verfügbarkeit und Aufgabenstellung.
Das Thema kurz und kompakt
Buchhaltung in der Nähe: Ein externer Buchhalter unterstützt bei personellen Ausfällen, offenen Rückständen oder zusätzlichem Arbeitsaufkommen.
Typische Leistungen: Dazu gehören komplette Finanzbuchhaltung, Klärung der offenen Posten, Abarbeitung von Rückständen, Kontenabstimmung sowie vorbereitende Arbeiten für Abschlüsse
Kosten nach Bedarf: Der Preis richtet sich nach Aufgaben, Qualifikation, Umfang, Systemkenntnissen und Einsatzdauer.
100% Kostenlos. Diskret & Unverbindlich.
Helga Tepfenhart
Fachlich geprüft von Helga Tepfenhart
Expertin für operative Buchhaltung, Buchhaltungsrückstände und Accounting-Prozesse.
1. Buchhalter in der Nähe für Unternehmen
Deutschlandweit passende Buchhaltungsunterstützung: Die Zusammenarbeit erfolgt überwiegend digital. Abhängig von Standort, Aufgabenstellung und Verfügbarkeit sind ergänzend auch Vor-Ort-Termine möglich.
Unterstützung bei personellen Engpässen
Fällt eine Fachkraft kurzfristig aus oder bleibt eine Stelle länger unbesetzt, geraten laufende Aufgaben schnell ins Stocken.
Ein externer Buchhalter übernimmt klar definierte Bereiche, arbeitet sich in das vorhandene Setup ein und sorgt dafür, dass wichtige Buchungen, Abstimmungen und Fristen weiterhin bearbeitet werden.
Buchhaltungsrückstände zuverlässig aufarbeiten
Offene Buchungen, fehlende Belege und ungeklärte Konten können sich über Wochen oder Monate ansammeln.
Externe Unterstützung hilft dabei, Rückstände zu priorisieren, strukturiert abzuarbeiten und Abweichungen transparent zu dokumentieren.
Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
In Abschlussphasen steigt der Zeit- und Abstimmungsaufwand häufig deutlich an.
Ein externer Buchhalter unterstützt bei Kontenabstimmungen, der Klärung offener Vorgänge und der Zusammenstellung benötigter Unterlagen. Dadurch wird das interne Team entlastet und der Abschluss strukturiert vorbereitet.
Entlastung bei zusätzlichem Arbeitsaufkommen
Wachstum, neues Buchhaltungssystem, neue Projekte oder ein erhöhtes Belegvolumen können die vorhandenen Kapazitäten übersteigen.
Ein externer Buchhalter übernimmt operative Verantwortung und schafft klare Zuständigkeiten, ohne dass sofort dauerhaft neue Strukturen aufgebaut werden müssen.
Autorin: Helga Tepfenhart
Letzte Aktualisierung: 01.08.2026
2. Welche Aufgaben übernimmt die externe Buchhaltung?
Eine externe Buchhaltung unterstützt Ihr Unternehmen bei laufenden Aufgaben, personellen Engpässen oder offenen Rückständen. Je nach Bedarf übernimmt ein externer Buchhalter einzelne Bereiche oder entlastet Ihr Team über einen längeren Zeitraum. Dazu gehören unter anderem die Finanzbuchhaltung, Kontenabstimmungen, offene Posten sowie vorbereitende Arbeiten für Monats- und Jahresabschlüsse.
Laufende Finanzbuchhaltung
In der laufenden Finanzbuchhaltung werden Geschäftsvorfälle wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Bankbewegungen erfasst. Ein externer Buchhalter sorgt dafür, dass Belege zeitnah verarbeitet, Buchungen nachvollziehbar dokumentiert und offene Vorgänge regelmäßig bearbeitet werden. So bleibt Ihre Buchhaltung aktuell und auswertbar.
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung umfasst Forderungen gegenüber Kunden, die Kreditorenbuchhaltung Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Ein externer Buchhalter erfasst Rechnungen, prüft Zahlungsein- und -ausgänge und überwacht offene Posten. Unklare Differenzen werden dokumentiert und mit den zuständigen Ansprechpartnern abgestimmt, damit Neben- und Hauptbuch wieder belastbar zusammengeführt werden können.
Kontenabstimmung und offene Posten
Bei der Kontenabstimmung wird geprüft, ob Buchungen, Zahlungen und Belege vollständig und korrekt zugeordnet sind. Abweichungen, ungeklärte Salden oder überfällige Posten werden identifiziert und systematisch bearbeitet. Dadurch entstehen verlässlichere Zahlen und eine bessere Grundlage für Auswertungen und Abschlüsse.
Belegprüfung und vorbereitende Buchhaltung
Vollständige Belege sind die Grundlage einer verlässlichen Buchhaltung. Ein externer Buchhalter prüft Unterlagen auf Vollständigkeit, ordnet sie den passenden Geschäftsvorfällen zu und dokumentiert fehlende Angaben. So entsteht eine sauberere operative Grundlage, auf der interne Verantwortliche und der Steuerberater effizienter weiterarbeiten können.
Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
Vor Monats- und Jahresabschlüssen müssen Konten abgestimmt, Belege ergänzt und offene Sachverhalte geklärt werden. Ein externer Buchhalter unterstützt bei diesen vorbereitenden Aufgaben und entlastet das interne Team in arbeitsintensiven Phasen. Tepfenhart stabilisiert dabei das operative Accounting vor und zwischen den steuerlichen Aufgaben des Steuerberaters.
Aufarbeitung liegen gebliebener Buchungen
Sind Buchungen über längere Zeit unbearbeitet geblieben, fehlen häufig aktuelle Zahlen und wichtige Fristen geraten unter Druck. Ein externer Buchhalter sichtet den Rückstand sichtet den Rückstand, priorisiert offene Vorgänge und arbeitet sie strukturiert auf. Fehlende Belege und ungeklärte Buchungen werden dabei transparent dokumentiert.
Dokumentation und Optimierung von Buchhaltungsprozessen
Unklare Zuständigkeiten und uneinheitliche Abläufe führen häufig zu Verzögerungen und doppelter Arbeit. Ein externer Buchhalter kann bestehende Prozesse prüfen, Schwachstellen sichtbar machen und sinnvolle Standards dokumentieren. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten, feste Abstimmungsroutinen und nachvollziehbare Arbeitsabläufe, die auch nach dem Einsatz bestehen bleiben.
3. Wann ist ein externer Buchhalter in der Nähe sinnvoll?
Ein externer Buchhalter ist sinnvoll, wenn im Unternehmen kurzfristig Fachwissen oder zusätzliche Kapazitäten fehlen. Typische Anlässe sind Personalausfälle, wachsende Buchhaltungsrückstände, verzögerte Abschlüsse oder eine aufwendige Systemumstellung. Dabei sollte die Unterstützung an das vorhandene Setup anschließen, operative Verantwortung übernehmen und die betroffenen Abläufe so lange stabilisieren, bis die Buchhaltung wieder planbar und belastbar arbeitet.
Eine Fachkraft fällt kurzfristig aus
Krankheit, Kündigung, Elternzeit oder eine offene Vakanz können schnell zu einer kritischen Lücke in der Buchhaltung führen. Ein Buchhalter übernimmt wichtige Aufgaben, arbeitet sich in bestehende Abläufe ein und verhindert, dass Buchungen, Abstimmungen oder Abschlüsse ins Rutschen geraten. Tepfenhart kann kritische Rollen innerhalb von 48 bis 72 Stunden interimistisch nachbesetzen.
Offene Buchungen und Rückstände nehmen zu
Wenn laufende Vorgänge nicht mehr zeitnah bearbeitet werden, wächst der Rückstand häufig von Woche zu Woche. Externe Unterstützung schafft Transparenz über offene Buchungen, fehlende Abstimmungen und ungeklärte Sachverhalte. Rückstände werden strukturiert aufgearbeitet und zugleich Standards geschaffen, damit das interne Team wieder entlastet wird und neue Backlogs möglichst vermieden werden.
Der Monatsabschluss dauert zu lange
Verzögerte Kontenabstimmungen, fehlende Belege und ungeklärte Buchungen können den Monatsabschluss erheblich verlängern. Ein externer Buchhalter unterstützt bei vorbereitenden Arbeiten und offenen Abstimmungen. Dadurch stehen verlässliche Zahlen früher zur Verfügung und Entscheidungen müssen nicht auf veralteten Daten beruhen.
Das interne Buchhaltungsteam ist überlastet
Steigt das Belegvolumen oder kommen zusätzliche Projekte hinzu, reichen die vorhandenen Kapazitäten oft nicht mehr aus. Ein externer Buchhalter übernimmt klar abgegrenzte Aufgaben und entlastet das Team im Tagesgeschäft. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei eng mit den vorhandenen Ansprechpartnern und konzentriert sich auf die Bereiche, in denen intern Kapazität oder Fachwissen fehlt.
Wichtige Fristen können nicht eingehalten werden
Unbearbeitete Vorgänge und fehlende Kapazitäten können dazu führen, dass Meldungen, Auswertungen oder Abschlussarbeiten nicht rechtzeitig vorbereitet werden. Externe Unterstützung schafft zusätzliche Kapazitäten und hilft dabei, zeitkritische Aufgaben zu priorisieren. So gewinnt das Unternehmen wieder Kontrolle über Fristen, offene Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstand.
Ein Systemwechsel bindet zusätzliche Kapazitäten
Die Einführung oder Umstellung einer Buchhaltungssoftware verursacht häufig zusätzlichen Abstimmungs- und Prüfaufwand. Während interne Mitarbeitende mit Datenübernahme, Tests und neuen Prozessen beschäftigt sind, kann ein externer Buchhalter das laufende Tagesgeschäft absichern und bei der Bereinigung offener Vorgänge unterstützen.
Innerhalb von 48 Stunden werden Abweichungen sichtbar.
Nicht erst, wenn der Abschluss unter Druck gerät.
Case Study
4. Buchhaltung in der Nähe – digital oder vor Ort
Eine Buchhaltung in der Nähe muss nicht ausschließlich an einen festen Standort gebunden sein. Viele Aufgaben lassen sich heute digital im vorhandenen Buchhaltungssystem bearbeiten. Bei komplexen Abstimmungen, Systemumstellungen oder engen Schnittstellen zum internen Team kann zusätzlich ein Einsatz vor Ort sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass die Zusammenarbeit klar gesteuert wird und sich nach den bestehenden Abläufen sowie dem konkreten Unterstützungsbedarf richtet.
Digitale Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhaltungssystem
Ein externer Buchhalter kann sich per gesichertem Zugang in Ihre vorhandenen Systeme einarbeiten und laufende Aufgaben ortsunabhängig übernehmen. Belege, Abstimmungen und offene Vorgänge werden direkt in den etablierten Prozessen bearbeitet. Dadurch bleibt die Zusammenarbeit flexibel, ohne dass neue Strukturen oder zusätzliche Software eingeführt werden müssen.
Auch bei einer digitalen Zusammenarbeit sind klare Verantwortlichkeiten, feste Liefertermine und eine transparente Fortschrittskontrolle wichtig. So bleibt nachvollziehbar, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche Punkte noch offen sind.
Buchhalter für einen Einsatz in Ihrem Unternehmen
Bei unklaren Abläufen, umfangreichen Rückständen oder einer Systemumstellung kann die persönliche Zusammenarbeit vor Ort Vorteile bieten. Der Buchhalter stimmt sich direkt mit den verantwortlichen Mitarbeitenden ab, klärt offene Fragen und erhält einen unmittelbaren Einblick in bestehende Prozesse, Zuständigkeiten und Schnittstellen.
Gerade in Übergangsphasen kann ein Einsatz vor Ort dabei helfen, kritische Abläufe zunächst zu stabilisieren und anschließend in eine dauerhaft funktionierende Arbeitsweise zu überführen.
Flexible Unterstützung unabhängig vom Standort
Nicht jede Aufgabe erfordert eine dauerhafte Anwesenheit im Unternehmen. Viele Buchhaltungsleistungen lassen sich vollständig digital oder in einer Kombination aus Remote-Arbeit und Vor-Ort-Terminen erbringen. Dadurch kann die Unterstützung flexibel an das Arbeitsvolumen, die jeweilige Projektphase und die internen Anforderungen angepasst werden.
Entscheidend ist daher nicht allein die räumliche Nähe, sondern vor allem die fachliche Erfahrung mit den jeweiligen Aufgaben, Systemen und Prozessen. Die Zusammenarbeit ist deutschlandweit digital möglich und kann bei Bedarf durch gezielte Vor-Ort-Termine ergänzt werden.
Schnelle Einarbeitung in bestehende Abläufe
Damit die Buchhaltung kurzfristig entlastet wird, muss sich der externe Buchhalter zügig in Systeme, Zuständigkeiten und Arbeitsweisen einfinden. Eine strukturierte Übergabe, klare Ansprechpartner und definierte Aufgabenbereiche verkürzen die Einarbeitung. So können dringende Vorgänge früh übernommen werden, ohne bestehende Abläufe unnötig zu verändern.
Sinnvoll ist es, zunächst die kritischen Aufgaben und offenen Abweichungen sichtbar zu machen. Danach können laufende Arbeiten übernommen und bestehende Prozesse schrittweise stabilisiert werden.
5. Passenden Buchhalter für Ihr Unternehmen
01
Aktuelle Situation und Bedarf besprechen
In einem etwa 30-minütigen Gespräch geht es darum, Sie, Ihr Unternehmen und Ausgangslage zu 100% zu verstehen. Wir hören gespannt zu und stellen Rückfragen. Denn nur so können wir die ideale Lösung für Sie finden.
02
Fachlich passenden Buchhalter auswählen
Nach dem Orientierungsgespräch finden wir den passenden Buchhalter bzw. das passende Buchhalterteam für Sie. Sie lernen die Person beziehungsweise das Team kennen, können Fragen stellen und schauen, ob die Person für Sie in Frage kommt.
03
Rahmenbedingungen & Projektstart
Im Anschluss klären wir die Rahmenbedingungen, den Projektstart und die Konditionen und starten mit der Zusammenarbeit.
6. Was kostet ein externer Buchhalter?
Die Kosten für einen externen Buchhalter hängen vom konkreten Unterstützungsbedarf ab. Entscheidend sind unter anderem Aufgabenbereich, Qualifikation, Systemkenntnisse, Umfang und Dauer des Einsatzes.
Auch der Grad der operativen Verantwortung spielt eine Rolle: Die Aufarbeitung von Rückständen, die Stabilisierung nach einem Personalausfall oder die Unterstützung bei einer ERP-Umstellung erfordern unterschiedliche Erfahrungen und Kapazitäten. Eine belastbare Kalkulation ist deshalb erst nach einer strukturierten Aufnahme der Ausgangslage möglich.
Was kostet ein Buchhalter pro Stunde?
Der Stundensatz richtet sich nach Erfahrung, Verantwortung und fachlicher Spezialisierung. Laufende Buchungsaufgaben werden anders bewertet als komplexe Kontenabstimmungen, Abschlussvorbereitungen oder die Aufarbeitung größerer Rückstände. Entscheidend ist deshalb nicht nur der Preis pro Stunde, sondern auch, wie schnell Abweichungen erkannt und vereinbarte Ergebnisse erreicht werden.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten?
Zu den wichtigsten Kostenfaktoren zählen Art und Umfang der Aufgaben, vorhandene Rückstände, eingesetzte Systeme und benötigte Systemkenntnisse. Auch kurzfristige Vakanzen, Abschlussdruck oder eine laufende ERP-Umstellung können den Aufwand beeinflussen. Je klarer Aufgaben, Zuständigkeiten, Liefertermine und erwartete Ergebnisse vor dem Start definiert sind, desto genauer lässt sich der Einsatz kalkulieren.
Stundenabrechnung oder monatliches Kontingent?
Eine Abrechnung nach Stunden eignet sich besonders für klar begrenzte oder wechselnde Aufgaben. Bei regelmäßigem Unterstützungsbedarf kann ein monatliches Kontingent mehr Planungssicherheit schaffen. Für die Wahl des Modells ist entscheidend, ob lediglich einzelne Aufgaben übernommen werden oder über einen längeren Zeitraum operative Verantwortung, Fortschrittskontrolle und feste Liefertermine erforderlich sind.
7. Wer darf die Buchhaltung für ein Unternehmen übernehmen?
Unternehmen können ihre Buchhaltung intern organisieren oder durch einen qualifizierten externen Buchhalter bearbeiten lassen. Entscheidend ist, welche Tätigkeiten konkret übertragen werden und ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Nach § 6 Nr. 4 StBerG dürfen entsprechend qualifizierte Personen laufende Geschäftsvorfälle buchen, laufende Lohnabrechnungen durchführen und Lohnsteuer-Anmeldungen erstellen.1 Steuerliche Beratung und rechtliche Beurteilungen bleiben dagegen grundsätzlich entsprechend befugten Personen vorbehalten.2
Welche Aufgaben ein externer Buchhalter übernehmen kann
Ein entsprechend qualifizierter externer Buchhalter kann laufende Geschäftsvorfälle erfassen und verbuchen. Dazu gehören beispielsweise die Bearbeitung bereits kontierter Belege sowie unter den gesetzlichen Voraussetzungen die laufende Lohnabrechnung und das Anfertigen von Lohnsteuer-Anmeldungen.3 Der genaue Leistungsumfang sollte zur Qualifikation des Buchhalters und zum Bedarf des Unternehmens passen.
Je nach Ausgangslage kann der Einsatz zudem die Aufarbeitung offener Posten, die Abstimmung von Haupt- und Nebenbüchern oder die Stabilisierung der laufenden Buchhaltung umfassen
Wo die Abgrenzung zur Steuerberatung liegt
Individuelle steuerliche Beratung, die rechtliche Würdigung steuerlicher Sachverhalte und andere geschäftsmäßige Hilfeleistungen in Steuersachen dürfen grundsätzlich nur entsprechend befugte Personen erbringen.4 Ein externer Buchhalter übernimmt daher operative Aufgaben, trifft aber keine eigenständigen steuerrechtlichen Entscheidungen und ersetzt keinen Steuerberater.
In der Zusammenarbeit bedeutet das: Der externe Buchhalter bereitet die laufende Buchhaltung, Abstimmungen und Abschlussunterlagen operativ vor. Steuerliche Bewertungen und verbindliche Empfehlungen verbleiben beim Steuerberater oder anderen hierzu befugten Berufsträgern.
Verantwortlichkeiten klar festlegen
Vor dem Start sollten Aufgaben, Zugriffsrechte, Freigaben und Ansprechpartner eindeutig definiert werden. Dabei ist festzulegen, welche Vorgänge der externe Buchhalter selbstständig bearbeitet und bei welchen Fragen interne Verantwortliche oder der Steuerberater eingebunden werden. Klare Zuständigkeiten, transparente Arbeitsstände und dokumentierte Abläufe verringern Rückfragen und vermeiden Zuständigkeitslücken.
Jetzt passenden Buchhalter in der Nähe anfragen
Schildern Sie uns kurz Ihre aktuelle Situation.
Anschließend prüfen wir, welche fachliche Unterstützung zu Ihren Aufgaben, Systemen und zeitlichen Anforderungen passt.
8. Welche Buchhaltungssoftware einsetzen?
Ein externer Buchhalter arbeitet grundsätzlich in der bestehenden Systemlandschaft des Unternehmens. Entscheidend sind passende Systemkenntnisse, klar geregelte Zugriffsrechte und eine strukturierte Übergabe. Die Einsätze können ortsunabhängig erfolgen und werden über feste Verantwortlichkeiten, Liefertermine und dokumentierte Arbeitsstände gesteuert.
DATEV
DATEV wird häufig für die Finanzbuchhaltung, den digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien eingesetzt. Ein externer Buchhalter kann im vorhandenen System laufende Geschäftsvorfälle bearbeiten, Belege zuordnen, Konten abstimmen und offene Vorgänge für den Monats- oder Jahresabschluss vorbereiten.
Dabei dockt der externe Buchhalter an das vorhandene Setup an und arbeitet eng mit internen Ansprechpartnern sowie dem Steuerberater zusammen. Tepfenhart übernimmt das operative Accounting vor und zwischen den steuerlichen Aufgaben und schafft dadurch eine verlässlichere Grundlage für Abschlüsse und Auswertungen.
SAP
SAP kommt vor allem in größeren Unternehmen und komplexeren Organisationsstrukturen zum Einsatz. Ein externer Buchhalter kann beispielsweise in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, bei Kontenabstimmungen oder bei der Aufarbeitung größerer Buchungsrückstände unterstützen.
Gerade bei ERP-Umstellungen entstehen häufig fehlerhafte Buchungslogiken, Schnittstellenprobleme und zusätzliche manuelle Arbeit. In solchen Phasen sollten zunächst kritische Abläufe stabilisiert, Abweichungen dokumentiert und funktionierende Standards aufgebaut werden.
Lexware
Lexware wird häufig von kleinen und mittelständischen Unternehmen für die laufende Buchhaltung genutzt. Ein externer Buchhalter kann vorhandene Buchungen bearbeiten, Belege zuordnen, Bankbewegungen prüfen und offene Vorgänge strukturiert aufarbeiten.
Besonders in kleineren Organisationen wirken sich personelle Ausfälle oder Rückstände häufig unmittelbar auf das Tagesgeschäft aus. Der externe Buchhalter übernimmt deshalb klar definierte Aufgaben im bestehenden System und entlastet das interne Team, ohne dass dauerhaft eine größere Accounting-Struktur aufgebaut werden muss.
sevdesk und weitere cloudbasierte Systeme
Cloudbasierte Buchhaltungssysteme wie sevdesk ermöglichen eine weitgehend ortsunabhängige Zusammenarbeit. Belege, Rechnungen und Bankbewegungen können digital bereitgestellt und direkt im bestehenden System bearbeitet werden. Ein externer Buchhalter kann dadurch auch kurzfristig unterstützen, ohne dauerhaft vor Ort tätig sein zu müssen.
Tepfenhart verfolgt einen Remote-first-Ansatz: Die Einsätze erfolgen flexibel und ortsunabhängig, werden aber durch klare Verantwortlichkeiten, feste Liefertermine und transparente Fortschrittskontrollen gesteuert.
Systemkenntnisse und klare Verantwortung
Die eingesetzte Software allein entscheidet nicht über eine funktionierende Buchhaltung. Ebenso wichtig sind abgestimmte Buchungslogiken, funktionierende Schnittstellen, eindeutige Zuständigkeiten und nachvollziehbar dokumentierte Prozesse.
Ein externer Buchhalter sollte deshalb nicht nur das System bedienen, sondern operative Verantwortung für klar definierte Ergebnisse übernehmen. Entscheidend ist, dass...
9. FAQs ‒ häufig gestellte Fragen
Wie finde ich einen zuverlässigen Buchhalter in der Nähe?
Kann ich meine Buchhaltung selbst machen?
Wer darf die Buchhaltung übernehmen?
Wie schnell kann ein Buchhalter starten?
Kann ein Buchhalter auch vor Ort eingesetzt werden?
Quellen:
1,3 Bundesministerium der Justiz, Steuerberatungsgesetz (StBerG), § 6 – Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen. Insbesondere § 6 Nr. 4 .
2,4 Bundesministerium der Justiz, Steuerberatungsgesetz (StBerG), § 5 Abs. 1.
5 Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, Abgabenordnung (AO), § 146 Abs. 1.
6,7 Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, Steuerberatungsgesetz (StBerG), § 6 Nr. 4.
