SimpliOffice ist ein Anbieter flexibler Arbeits- und Eventflächen mit mehreren Standorten und drei operativen Gesellschaften.

Das Unternehmen arbeitet mit digitalen Zahlungs- und Abrechnungssystemen wie Stripe und Pleo und benötigt eine saubere gesellschaftsbezogene Finanzstruktur zur Sicherstellung der Steuer- und Reportingpflichten.

Die Zusammenarbeit wurde durch die Interim CFO Ann-Christin Ertelt initiiert, mit dem Ziel, die akute Finanzsituation kurzfristig zu stabilisieren.

SimpliOffice befand sich auf Wachstumskurs, während die Buchhaltung bereits unter Druck stand. Gleichzeitig hatte die bisherige freiberufliche Buchhalterin ihre Tätigkeit beendet.

Dadurch entstand kurzfristig eine echte Lücke in der Buchhaltung, nicht nur organisatorisch, sondern auch operativ und steuerlich. Zwei Monate, November und Dezember 2024, waren vollständig ungebucht.

Die Stripe-Verrechnungskonten waren über das gesamte Jahr hinweg nicht abgestimmt, digitale Kreditkartenbewegungen über Pleo nicht verbucht und auch die saubere Trennung der drei Gesellschaften war nicht durchgängig sichergestellt.

Hinzu kam, dass es keine dokumentierten oder standardisierten Buchhaltungsprozesse gab.

Für Ann-Christin war schnell klar, dass das ein kritischer Punkt ist, weil in einer solchen Phase jede verfügbare Liquidität zählt. Durch die Umsatzsteuerschätzungen wurde jedoch deutlich mehr Liquidität an das Finanzamt abgeführt, als tatsächlich notwendig gewesen wäre. Hinzu kamen Bauvorhaben, größere Projekte und viele Themen, die nicht klassisch nach Standardprozess liefen. Für Ann-Christin war deshalb früh klar, dass ein Steuerbüro hier keine passende Option ist. Kurzfristig jemanden fest einzustellen, war ebenfalls nicht realistisch. Die Folge für sie als CFO war vor allem, dass ihr die belastbare Grundlage fehlte, um sicher zu steuern. Gebraucht wurde daher jemand, der nicht nur bucht, sondern im unternehmerischen Kontext denkt.

Ihr Ziel war klar: Die Buchhaltung musste schnell wieder arbeitsfähig werden und die Situation durfte nicht weiter eskalieren.

Dafür mussten Rückstände und Risiken aufgearbeitet, Fristen gegenüber dem Finanzamt wieder eingehalten und Transparenz über Zahlen und Sachverhalte zurückgewonnen werden.

Konkret bedeutete das auch, den bestehenden Backlog innerhalb kürzester Zeit vollständig aufzuarbeiten, die Umsatzsteuervoranmeldungen fristgerecht einzureichen und wieder eine belastbare Buchungsbasis herzustellen

Gleichzeitig brauchte es stabile Abläufe, die strukturelle Übernahme der laufenden Buchhaltung und nachhaltige Prozessstandards, damit aus dem Ausnahmezustand wieder ein verlässlicher Prozess wird.

Für Ann-Christin als CFO war entscheidend, wieder auf einer belastbaren Zahlenbasis arbeiten und sicher steuern zu können. Erfolg war dann erreicht, wenn wieder Ruhe in die Buchhaltung kommt, Fristen gehalten werden und das gesamte Setup nicht länger im Feuerwehrmodus ist.

Tepfenhart wurde als Interim-Accounting-Partner eingebunden, um die Buchhaltung kurzfristig zu stabilisieren und operative Verantwortung zu übernehmen.

Für Ann-Christin war dabei nicht nur die schnelle Verfügbarkeit entscheidend, sondern vor allem die Möglichkeit, die Buchhaltung bei Bedarf auch dauerhaft begleiten zu lassen.

Ebenso wichtig war die Geschwindigkeit: Tepfenhart konnte praktisch sofort starten. Hinzu kamen die direkten Kommunikationswege mit engem Austausch von Beginn an, durch die Themen schnell geklärt werden konnten.

Der Start ging sehr schnell. Nach dem ersten Gespräch wurden die relevanten Ansprechpartner direkt vorgestellt, Zuständigkeiten waren sofort klar und die Zusammenarbeit konnte kurzfristig beginnen. Ann-Christin erlebte die ersten Wochen als extrem lösungsorientiert, pragmatisch, schnell und professionell – mit einem Team, das ab Tag eins arbeitsfähig war. Besonders wertvoll war für sie, dass sie selbst kaum Vorarbeit leisten musste.

Phase 2 – Übernahme des laufenden Betriebs

Auch technische und organisatorische Hürden wie Zugriffsrechte, Freigaben und IT-Themen wurden schnell gelöst, sodass das Team rasch arbeitsfähig wurde. Ein weiterer großer Vorteil war für Ann-Christin der gemeinsame Teams-Kanal:

Sie erhielt auf ihre Fragen jederzeit schnell Antworten, die Kommunikation war direkt, transparent und eng. Für sie fühlte sich die Zusammenarbeit deshalb nie wie die Arbeit mit einem externen Dienstleister an, sondern wie mit einem echten Teil des Teams.

Für mich hat das Projekt noch einmal sehr deutlich gezeigt, dass Buchhaltung gerade in Wachstumsunternehmen das A und O ist.

Sie wird oft stiefmütterlich behandelt, aber sobald ein Unternehmen wirklich auf Wachstumskurs geht, muss die Buchhaltung sitzen. Sonst wird sie sehr schnell zum hemmenden Faktor für Steuerung, Liquidität und Verlässlichkeit.

Ein zweites wichtiges Learning war für mich, dass sich eine externe Interim-Accounting-Lösung überhaupt nicht extern anfühlen muss.

Im Gegenteil: Für mich ist Tepfenhart inzwischen die ideale Alternative zum Steuerbüro, gerade in dieser Zwischenphase, in der ein Unternehmen noch nicht groß genug ist, um eigene Buchhalter einzustellen, gleichzeitig aber auch kaum gute Leute am Markt findet.

Wenn die Buchhaltung nicht mehr sauber läuft, sollte man das Thema früh angehen und pragmatisch lösen. Nicht warten, bis die Lage weiter eskaliert.