Unser Kunde ist die deutsche Tochtergesellschaft eines internationalen Pharmakonzerns. Von Deutschland aus verantwortet sie den Vertrieb und die administrativen Prozesse für für mehrere Länder..

In einem solchen Konzernumfeld sind saubere Buchhaltungsstrukturen, nachvollziehbare Intercompany-Weiterbelastungen und prüfungssichere Konten entscheidend. Fehler oder Rückstände wirken sich hier nicht nur lokal aus, sondern schlagen bis in die Konzernkonsolidierung und die Prüfung durch.

Genau hier setzte die Zusammenarbeit mit Tepfenhart Consulting an, mit dem CFO als direktem Ansprechpartner. Gesucht war kein Freelancer für Einzelaufgaben, sondern ein Team, das schnell operative Verantwortung übernimmt und die Buchhaltung zugleich stabilisiert und weiterentwickelt.

Übernahme im laufenden Betrieb bei gleichzeitigem Umbau.

Die Buchhaltung sollte nicht nur extern übernommen, sondern parallel bereinigt, standardisiert und durch mehrere System- und Strukturumstellungen geführt werden, ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.

Laufende Buchhaltung eines Pharmaunternehmens mit mehreren Landesgesellschaften auf SAP, eng verzahnt mit dem Mutterkonzern über Intercompany-Verrechnungen.

Nach einem Eigentümerwechsel musste die Finanzbuchhaltung aus dem konzernweiten Shared Service Center herausgelöst werden. Dabei wurden die Buchhaltungsprozesse erfolgreich übernommen, stabilisiert und die Grundlage für die aktuell gestartete Einführung einer neuen Finanzplattform geschaffen.

Rückstände aus den Vorjahren (offene Weiterbelastungen, offene Kreditkartenabrechnungen), ungeklärte offene Posten, hoher manueller Zahlungsaufwand, eingehende Lieferantenmahnungen und fehlende Prozessdokumentation.

Ein großer Teil der laufenden Buchhaltung sollte an einen externen Partner übergeben werden und zwar ohne, dass das Tagesgeschäft ins Stocken gerät.

Gleichzeitig hatten sich über mehrere Perioden hinweg Sachverhalte angesammelt, die aufgearbeitet werden mussten:

Aus den Vorjahren waren Intercompany Weiterbelastungen sowie Kreditkarten Abbuchungen offen geblieben. Im Debitoren- wie im Kreditorenbereich lagen offene Posten, die geprüft und bereinigt werden mussten, inklusive Doppelzahlungen, die aktiv zurückgefordert wurden.

Erschwerend kam die enge Verzahnung im Konzernverbund hinzu. Als Gesellschaft mit mehreren Landeseinheiten mussten konzerninterne Sachverhalte, Kostenumbuchungen und länderspezifische Umsatzsteuermeldungen sauber eingeordnet und prüfungssicher dokumentiert werden.

Viele Abläufe liefen zudem manuell und ohne durchgängige Dokumentation. Wissen blieb so an einzelne Personen gebunden und die Zahlungsabwicklung beanspruchte unnötig viel Zeit.

Die Übernahme fiel mit einer Phase mehrerer paralleler Umstellungen zusammen. Ein neues Online-Zahlungsportal, eine interne Codierung für das Controlling, über 100 Kostenstellenzuordnungen in SAP und im HR-System sowie Planung der Einführung der E-Rechnung und Planung der Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware mussten operativ begleitet werden. Das alles bei laufendem Betrieb und ohne Abstriche bei der Abschluss- und Prüfungssicherheit.

Erfolg war in diesem Projekt klar definiert: Die laufende Buchhaltung sollte ohne Reibungsverluste weiterlaufen, während Altlasten aufgearbeitet und Prozesse dauerhaft dokumentiert werden.

Ziel war eine belastbare, nachvollziehbare Buchhaltungsbasis, auf die sich Controlling, Wirtschaftsprüfung und die Geschäftsführung gleichermaßen verlassen können.

Gleichzeitig galt es, mehrere parallele Umstellungen operativ sauber zu begleiten, von neue Kostenstellen, und einer internen Codierung für das Controlling über ein neues Zahlungsportal bis zur Planung der E-Rechnungs-Einführung und Planung der Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware, und die Konten dabei jederzeit audit- und abschlussfähig zu halten.

Ein weiterer wichtiger Maßstab war, dass Wissen gesichert und übergabefähig aufbereitet wird, statt an einzelnen Personen zu hängen.

Tepfenhart Consulting übernahm mit zwei Beratern die operative Verantwortung , für die Finanzbuchhaltung.

Statt einzelne Aufgaben punktuell zu unterstützen, übernahm das Einsatzteam echte Verantwortung im Tagesgeschäft und verband operative Buchhaltungsarbeit mit strukturierter Prozesssicherung.

Am Anfang stand ein schnelles Onboarding in SAP und die vollständige Übernahme der Finanzbuchhaltung.

Parallel wurden die offenen Posten in Kreditoren und Debitoren analysiert, fachlich eingeordnet und bereinigt. Wo zu viel gezahlt worden war, wurden die Beträge aktiv zurückgeholt.

Auf dieser stabilisierten Basis konnten anschließend die anspruchsvolleren Konzern- und Systemthemen angegangen werden: rückwirkende Weiterbelastungen, prüfungssichere Kontenabstimmung und die Begleitung der laufenden Umstellungen. Der folgende Überblick zeigt die vier Arbeitsfelder, jeweils mit dem konkreten, belegbaren Ergebnis.

Monat 1 ‒ Projektstart & Übernahme

Onboarding von zwei Beratern in SAP, Übernahme der Finanzbuchhaltung.

Monate 1 bis 6 ‒ Bereinigen & standardisieren

57 Keditoren und Debitoren bereinigt, Überzahlungen zurückgeholt, fehlende Weiterbelastungen und Kreditkartenabrechnungen nachgeholt, Mitwirkung bei der Einführung des neuen Zahlungsportals, Mahnungen auf nahezu null, 10 Prozessdokumentationen erstellt.

Monat 7 ‒ Struktur‒Umstellung

Über 100 Kostenstellenzuordnungen in SAP & HRWorks und Aktivierung des internen Codes für das Controlling.

Audit-Anfragen, Unterstützung bei Umsatzsteuermeldungen im In- und Ausland, Abstimmungen, Rückstellungen und Umlagen. Darüber hinaus begleitet Tepfenhart Consulting die Digitalisierung und Weiterentwicklung der Finanzprozesse. Nach der erfolgreichen Stabilisierung des Tagesgeschäfts wurde gemeinsam ein Projekt zur Einführung von DATEV als zukünftiger Buchhaltungsplattform gestartet. Die Unterstützung umfasst die Analyse bestehender Prozesse, die Konzeption zukünftiger Abläufe sowie die Projektkoordination während der Vorbereitungsphase.

Die Zusammenarbeit zeigt, wie Interim Accounting in einem anspruchsvollen Konzernumfeld schnell Struktur, Transparenz und Prozesssicherheit schaffen kann.

Bereits in den ersten Monaten wurde die laufende Buchhaltung stabil übernommen, während parallel die Altlasten aufgearbeitet wurden: offene Posten in Kreditoren und Debitoren wurden bereinigt, Überzahlungen zurückgeholt und die offenen Intercompany Weiterbelastungen und Kreditkartenabrechnugen nachgeholt.

Im operativen Tagesgeschäft wurde der Aufwand spürbar gesenkt. Durch Zeitnahe Buchungen und die Einführung des neuen Online-Zahlungsportals sank der Aufwand für die Zahlungsabwicklung von acht auf drei Stunden pro Woche, und die Mahnungen konnten auf nahezu null reduziert werden. Verbleibende Mahnungen betreffen im Wesentlichen Rechnungen, die noch nicht in der Buchhaltung erfasst sind.

Zehn zentrale Buchhaltungsprozesse wurden dokumentiert,. Dadurch ist das Wissen gesichert und nicht mehr an einzelne Personen gebunden.

Parallel wurden mehrere Umstellungen sauber begleitet: über 100 Kostenstellen in HRWorks und SAP zugeordnet, die Einführung des internen Codes für ein transparentes Controlling sowie die laufende Vorbereitung der E-Rechnung. Aufbauend auf der erfolgreichen Stabilisierung der Finanzprozesse wurde darüber hinaus ein Projekt zur Einführung von DATEV als zukünftige Buchhaltungsplattform gestartet. Tepfenhart Consulting unterstützt dabei bei der Analyse bestehender Prozesse, der Konzeption zukünftiger Abläufe sowie der Projektkoordination in der Vorbereitungsphase.

Zusätzlich unterstützt Tepfenhart Consulting fortlaufend bei Audit-Anfragen, der Vorbereitung der Umsatzsteuermeldungen im In- und Ausland, der ARAP-Abstimmung, den Rückstellungen und den Kostenumlagen.

So entstand nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern eine dauerhaft belastbare und prüfungssichere Grundlage für die Finanzabteilung.